‘Bureaucratie omzeilen door gedurfd en verantwoord leiderschap’
Er wordt de laatste tijd veel doorontwikkeld aan het 3 Lines Model. Tjerk Budding van de VU en Robert ’t Hart van Naris hebben een nieuw model gelanceerd waar met name sturing centraal staat. Uitleg over dit nieuwe model is onlangs gepubliceerd In TPC. In dit artikel kun je lezen hoe dit met name voor de maatschappelijke prestatie vormgegeven kan worden en hoe je een groot aantal issues kunt oplossen door duidelijkheid en verantwoordelijkheid te scheppen.
Het 3 Lines Model Overheids- en non-profit sector (3LMO)
3 Lines Model voor veel woningcorporaties
In het algemeen is het 3 Lines Model voor veel woningcorporaties ‘te klein voor het tafellaken en te groot voor het servet’. Dat komt, omdat niet alle rollen zijn vertegenwoordigd, niet alle lijnen worden intern ingevuld, veel verantwoordelijkheden liggen bij dezelfde personen. En als men niet oppast wordt er een hele controletoren opgebouwd waardoor het veel te bureaucratisch wordt. Ook voor controls geldt: Overdaad schaadt!
Voor sommigen zullen de onderstaande overwegingen open deuren zijn. Echter gaat het hier niet om de individuele overwegingen, maar om het toepassen van het geheel. Uitvoering van slechts onderdelen zorgt ervoor dat geen van de onderdelen functioneert.
Overwegingen:
Sturen op waarde
Sturen op waarde betekent dat een corporatie haar keuzes en investeringen baseert op de waarden die zij belangrijk vindt voor haar doelgroep en omgeving. Dit gaat verder dan sturen op kosten, rendement of bezettingsgraad. Het omvat onder andere:
- Maatschappelijke waarde: Hoe draagt de corporatie bij aan woongenot, sociale cohesie, duurzaamheid en inclusie?
- Klantwaarde: Wat ervaren huurders als waardevol in hun woning en woonomgeving?
- Toekomstwaarde: Hoe toekomstbestendig zijn de keuzes op het gebied van renovatie, duurzaamheid en leefbaarheid?
De maatschappelijke opgaven zijn groot: woningnood, vergrijzing, energietransitie en toenemende armoede. Corporaties moeten prioriteren en keuzes maken die zoveel mogelijk maatschappelijke impact opleveren met de beschikbare middelen.
Sturen op waarde helpt om:
- Transparanter keuzes te maken én te verantwoorden;
- Beter in gesprek te gaan met stakeholders zoals gemeenten, huurdersorganisaties en toezichthouders;
- Balans te vinden tussen korte termijn (onderhoud en beschikbaarheid) en lange termijn (duurzaamheid en leefbare wijken).
Hoe werkt het in de praktijk?
Sturen op waarde begint met het definiëren van kernwaarden en prestatie-indicatoren die daarbij passen. Denk aan CO₂-reductie, betaalbaarheid, klanttevredenheid, of het aantal woningen voor kwetsbare doelgroepen. Data-analyse, monitoring en stakeholderdialoog zijn essentieel om deze waarden te vertalen naar concreet beleid en verantwoording.
Data architectuur
Woningcorporaties leggen al veel data vast die heel waardevol zijn voor waardegedreven sturing. Veel van die data worden nu al gebruikt voor operationeel of financieel beheer, en zijn tegelijk ook maatschappelijke waarde-indicatoren. In deze data zitten van nature al veel controls en wordt al sterk op gestuurd.
Onderstaand een overzicht van de bekende datapunten in een woningcorporatie.
Vastgoed en onderhoud
- Woningkenmerken: type, bouwjaar, energielabel, oppervlakte, WOZ-waarde.
- Onderhoudsplanning (MJOP): geplande investeringen, kosten, restlevensduur elementen.
- Leegstandscijfers: mutatiegraad, leegstandsdagen.
- Verduurzamingsmaatregelen: isolatie, zonnepanelen, CO₂-reductie per complex.
Relevantie voor waarde: inzicht in duurzaamheid, toekomstwaarde, betaalbaarheid (onderhoudskosten).
Huurders en doelgroepen
- Huurprijzen: kale huur, all-in huur, verhouding tot inkomen (huurquote).
- Doelgroepenregistratie: huishoudtype, leeftijd, inkomen, zorgindicatie.
- Woonduur: gemiddelde verblijfsduur, doorstroming.
- Overlastmeldingen / Wijkproblematiek: meldingen bij wijkbeheerders of reparatieverzoeken.
Relevantie voor waarde: betaalbaarheid, sociale cohesie, kwetsbare doelgroepen bereiken.
Wijken en leefbaarheid
- Wijkscores / leefbaarheidsmonitor: CBS-data, Politie, GGD of eigen wijkanalyses.
- Buurtinvesteringen: inzet buurtbeheerders, participatieprojecten, leefbaarheidsbudget.
- Meldingen vanuit bewoners: klachten, tevredenheid, participatiegraad.
Relevantie voor waarde: leefbaarheid, sociale waarde, veiligheid en welzijn.
Huurderstevredenheid en klantbeleving
- Klanttevredenheidsonderzoeken (bv. KWH-score): bij verhuizing, reparatie, algemeen.
- Net Promoter Score (NPS) of eigen enquêtes.
- Bewonerspanels / participatiedata: hoeveel bewoners denken of praten mee?
Relevantie voor waarde: klantwaarde, ervaren kwaliteit van wonen en dienstverlening.
Financiën en investeringen
- Exploitatiebegroting per complex / wijk: huuropbrengsten, onderhoudskosten, investeringen.
- Corporatiebrede kengetallen: solvabiliteit, ICR, kasstroom.
- Gewenste rendementen.
- Renteontwikkelingen (bij financiering/herfinanciering)
- Oninbare vorderingen / huurachterstanden
- Verlies van waarde van vastgoed
- Tekorten op projectexploitaties of begroting
Relevantie voor waarde: afweging tussen financiële continuïteit en maatschappelijke prestaties.
Compliance (wet- en regelgeving)
- Woningwet (bv. bij DAEB/niet-DAEB scheiding)
- Privacy-inbreuken (AVG)
- Aedes-Governancecode
IT- en informatisering
- Cybersecurity-incidenten of datalekken
- ISMS / BIO
- ISO-certificering
Bestaande beheersing inpassen
Op de hiervoor genoemde datapunten zitten al tal van controls. Effectief is om deze controls te identificeren en mee te nemen als onderdeel van een goede goverance. Praktische stappen zijn:
- Analyseer welke controls er allemaal al zijn;
- Koppel de controls aan waardesturing en andere ‘compliance’ onderdelen (bv. AW-verantwoording, Prestatieindicatoren, ICF, etc);
- Voeg overlappende en dubbele controls samen;
- Stem de frequentie af;
- Wijs eigenaren toe.
Leiderschap
Cruciaal voor bovenstaande data architectuur is leiderschap. Wie is bevoegd keuzes te maken? En wie durft? De grote uitdaging in veel organisaties is dat experts te veel op volledigheid sturen. En dit geldt zeker voor corporaties die veel gebruik maken van ZZP’ers.
Keuzes worden makkelijker als vanuit een integraal datamodel wordt gedacht. Hierdoor bereik je met minder controls meer. Door hergebruik van controls in verschillende gebieden hoeft er minder werk te worden uitgevoerd. Of kan bestaand werk zorgvuldiger worden gedaan.
Door een goede data architectuur op te zetten wordt het overzichtelijk welke control waarvoor is en hoe breed de toepassing ervan is in de organisatie. Onze praktijkervaring leert dat een zeer groot aantal controls dubbel wordt uitgevoerd. Maar ook dat een groot aantal controls als niet effectief wordt geclassificeerd. Dan rijst direct de vraag waarom deze control nog als relevant wordt beschouwd?
3 Lines model
Waar dit model in de basis uitgaat van rollen en verantwoordelijkheden is het voor ‘plattere’ organisaties goed toe te passen vanuit een data perspectief. Door per risico/control te bepalen:
- Wie wat moet doen;
- Wat er gedaan moet worden;
- Waar het gedaan moet worden;
- Wanneer het gedaan moet worden;
- Waarom het gedaan moet worden;
- En Hoe het gedaan moet worden;
- En of er wel of geen Controle moet worden uitgevoerd
Sommige controls worden door de collega’s op de afdeling al uitgevoerd en hoeven niet nog eens gereviewd te worden. Andere controls juist weer wél, omdat ze een veel directere invloed hebben op de waarde die men wil leveren.
Je zorgt ‘automatisch’ voor assurance door bovenstaand proces duidelijk ingericht te hebben en aantoonbaar te kunnen laten zien wie wat doet en hoe goed men het doet.
Internal Audit en Accountant
Bovenstaand proces heeft direct invloed op de discussie met de internal audit (indien aanwezig) en de accountant. De afstemming over hoe de controle eruit ziet en welke elementen getoetst moeten worden, zullen vooraf bepaald moeten worden. Immers, als je werkt vanuit een centraal datamodel wil je dat alle ‘lijnen’ vanuit dit perspectief opereren. Anders zorg je opnieuw voor toenemende bureaucratie.
Conclusie
Toepassing van het 3 Lines Model zit zeker niet alleen in de individuele lijnen of de rollen in een organisatie. Expertise zit wijd en zijd verspreid in de organisatie en houdt zich niet aan deze verdeling. Het ‘denkwerk’ begint met te weten waarop je wilt sturen en waarom en welke data daarvoor nodig is. Het liefst zo min mogelijk. In de meest simpele vorm kun je hiervoor de volgende 2 uitgangspunten kiezen.
Strategierealisatie
Als corporatie wil je je strategie realiseren. Ongeacht het soort doelstelling. Hiervoor heb je informatie nodig over hoe je presteert en over wat er in je omgeving / stakeholders gebeurt. Hoe meer details je weet hoe moeilijker de beslissing. Durf te kiezen welke risico’s / controls en KPI’s echt relevant zijn.
Voorbeeld compliance uit NARIS-GRC®
Verantwoording
Als corporatie bevind je je midden in het maatschappelijk middenveld. Ontzettend veel stakeholders in een heel gevoelig werkveld. Verantwoording is gewoon een onderdeel van je Licence to Operate. Over de prestatie die je levert en of je dit doet conform alle voorwaarden die aan je organisatie worden gesteld door die omgeving. 100% Compliance bestaat niet, is onbetaalbaar dus keuzes hierin maken zorgt voor overzicht. Durf te kiezen!
