Bas van’t Hof een bedreven Governance, Risk & Compliance professional werkend als Adviseur Concerncontrol Risico- & Prestatiemanagement bij De Bedrijfsvoeringspartner (gemeenten Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk). Vertelt zijn verhaal over Strategiekaarten. Wat zijn het, wat kun je ermee en hoe pas je ze toe in gemeenten?
In een tijd van voortdurende verandering en toenemende complexiteit is effectief risicomanagement en prestatiemanagement cruciaal voor het succesvol presteren van gemeentelijke organisaties. Een instrument dat steeds meer aandacht krijgt voor het stroomlijnen van cruciale processen en het kunnen sturen op de doelstellingen is de strategiekaart. In dit artikel beschrijf ik hoe en waarom wij bij de gemeenten Albrandswaard, Barendrecht, Ridderkerk en De Bedrijfsvoeringspartner strategiekaarten gebruiken als kapstok voor het beheren van risico’s en het verbeteren van prestaties. Hierbij put ik uit de kennis en ervaring die ik de afgelopen 12 jaar heb op mogen doen met de toepassing van de strategiekaart die bij ons wordt ondersteund door NARIS-GRC®.
Voorbeeld strategiekaart uit NARIS-GRC®
Wat zijn Strategiekaarten?
Strategiekaarten zijn visuele hulpmiddelen die de strategische doelstellingen van een organisatie in kaart brengen en laten zien hoe deze doelstellingen onderling verbonden zijn. Ze bieden, mits er op de juiste invulling aan geeft natuurlijk, een gestructureerde weergave van de strategie van een organisatie en identificeren de oorzaak-en-gevolgrelaties tussen verschillende doelstellingen, prestatie-indicatoren en initiatieven. Met name de visueel ingestelden waarderen het volledige over zicht van missie naar hoofdoelen, preestatie-indicatoren en bijbehorende onzekerheden wat hierin kan worden gecreëerd.
Hoe pas je Strategiekaarten in Gemeenten toe?
Strategische Doelstellingen Identificeren: gemeenten kunnen strategiekaarten gebruiken om hun belangrijkste strategische doelstellingen te identificeren, zoals het o.a. verbeteren van dienstverlening, het bevorderen van duurzame ontwikkeling, of het vergroten van burgerparticipatie.
Risico-Identificatie en -Beoordeling: door strategiekaarten te gebruiken, kunnen gemeenten potentiële risico’s identificeren die van invloed kunnen zijn op het behalen van hun strategische doelstellingen. Ze kunnen deze risico’s vervolgens beoordelen op waarschijnlijkheid en impact.
Koppeling van Risico’s aan Strategische Doelstellingen: gemeenten kunnen de geïdentificeerde risico’s koppelen aan de relevante strategische doelstellingen op de strategiekaart maar ook aan de belangrijkste prestatie-indicatoren binnen specifieke clusters. Dit helpt bij het begrijpen van de potentiële impact van risico’s op het bereiken van deze doelstellingen.
Ontwikkelen van Risicobeheersingsmaatregelen: op basis van de gekoppelde risico’s kunnen gemeenten passende risicobeheersingsmaatregelen ontwikkelen en implementeren om deze risico’s te beheersen of te verminderen. Hiermee zie en voel je direct het nut van de toepassing van een strategiekaart.
Monitoren van Prestaties en Risico’s: Door prestatie-indicatoren te gebruiken die zijn gekoppeld aan de strategische doelstellingen op de strategiekaart kun je de voortgang monitoren en eventuele risico’s tijdig identificeren.
Strategisch dashboard: de belangrijkste prestatie-indicatoren per hoofddoel zijn voor onze gemeente opgenomen in een strategisch dashboard waarin de ontwikkelingen inmiddels continu volgbaar zijn. De ontwikkeling van dit dashboard is gekoppeld aan de ontwikkeling van de strategiekaart!
Continue Verbetering: door regelmatig de strategiekaart te evalueren, prestaties te monitoren en risico’s te beheren, kunnen gemeenten een cultuur van continue verbetering bevorderen en hun strategische doelstellingen effectiever bereiken.
Conclusie
Het gebruik van strategiekaarten biedt gemeenten een gestructureerde aanpak voor het beheren van risico’s en het verbeteren van prestaties. Door strategische doelstellingen, prestatie-indicatoren en risico’s visueel in kaart te brengen, kunnen gemeenten een beter inzicht krijgen in de werking van hun gekozen strategie en de onderlinge relaties tussen verschillende aspecten van hun organisatie. Dit stelt hen in staat om bij te sturen door proactief risico’s te identificeren, te beoordelen en te beheren, terwijl ze tegelijkertijd streven naar het bereiken van hun lange termijn doelen en het leveren van waarde aan hun burgers en gemeenschappen.
Door het integreren van strategiekaarten in ons risicomanagement- en prestatiemanagement kunnen gemeenten een effectieve strategische koers uitzetten en veerkrachtig reageren op veranderingen en uitdagingen in hun omgeving.
